Accordo sul trattamento dei dati

1. Oggetto e durata

Il responsabile tratta dati personali per conto del titolare solo per fornire il servizio descritto nei Termini di servizio. L'accordo dura finché il responsabile conserva dati dell'account, quindi anche dopo la fine del servizio e fino alla restituzione o alla cancellazione (articolo 9).

2. Natura e finalità del trattamento

Conservazione, consultazione, elaborazione, pubblicazione sui link scelti dal titolare e cancellazione dei dati inseriti nell'account, per scrivere e mandare preventivi, raccogliere l'accettazione online, produrre il PDF e misurare la lettura dei preventivi. Il trattamento avviene solo su istruzione documentata del titolare: sono istruzioni i Termini di servizio, questo accordo e l'uso che il titolare fa del servizio, compreso quello degli assistenti AI che collega.

3. Categorie di dati e di interessati

Interessati: i clienti del titolare, e le persone di contatto indicate nelle loro schede e nei preventivi.

• nome e cognome, ragione sociale, indirizzi, email, telefono e altri contatti;
• partita IVA, codice fiscale, codice SDI, PEC e altri dati fiscali;
• contenuto dei preventivi, servizi e importi proposti, e le note che il titolare scrive;
• statistiche di lettura descritte nell'informativa per chi riceve un preventivo: giorno, durata, azioni sulla pagina, tipo di dispositivo, browser, lingua e paese, sito di provenienza, senza indirizzo IP;
• la registrazione dell'accettazione: nome scritto, data e ora, scelte, indirizzo IP, paese, browser e codice di verifica.

Il titolare non deve inserire categorie particolari di dati (articolo 9 del Regolamento) né dati relativi a condanne penali, salvo che non siano strettamente necessari e lo comunichi al responsabile.

I dati dell'utente dell'account (email, nome, sessioni, fatturazione) sono trattati dal fornitore come titolare, secondo l'Informativa privacy per gli utenti, e non sono oggetto di questo accordo.

4. Obblighi del responsabile

Il responsabile:

• tratta i dati solo su istruzione documentata del titolare, e lo avvisa se ritiene che un'istruzione violi la normativa;
• garantisce che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate alla riservatezza;
• adotta le misure di sicurezza dell'articolo 6;
• rispetta le condizioni dell'articolo 5 per i sub-responsabili;
• assiste il titolare come previsto dagli articoli 7 e 8;
• non usa i dati per scopi propri e non li vende né li cede;
• mette a disposizione del titolare le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto di questi obblighi (articolo 10).

Il titolare resta responsabile di avere una base giuridica per i dati che inserisce, di informare i propri clienti e di usare il servizio in modo lecito. Preventivatoree mostra ai lettori di un preventivo l'informativa generale indicata all'articolo 3; il titolare può integrarla.

5. Sub-responsabili

Il titolare dà al responsabile un'autorizzazione scritta generale a ricorrere ai sub-responsabili seguenti. Con ciascuno il responsabile ha un contratto che impone obblighi di protezione dei dati equivalenti a questi.

Gli ultimi tre trattano soltanto dati dell'utente e non dei clienti del titolare, e sono indicati per trasparenza. Gli assistenti AI che il titolare collega (Claude, ChatGPT, Gemini) non sono nostri sub-responsabili: sono scelti e istruiti dal titolare, che risponde del rapporto con loro. Il responsabile manda loro solo ciò che chiedono attraverso il collegamento.

Modifiche: il responsabile avvisa il titolare per email almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile. Il titolare può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati scrivendo entro quel termine; se non si trova una soluzione, può chiudere l'account.

6. Misure di sicurezza

Il responsabile applica le misure seguenti, che oggi sono presenti nel servizio:

• i link pubblici dei preventivi usano codici casuali di 192 bit, che non si possono indovinare né enumerare; le pagine dei preventivi non sono indicizzate dai motori di ricerca;
• connessioni solo in HTTPS, con HSTS;
• politica di sicurezza dei contenuti (CSP) restrittiva: script solo dal sito stesso, mai inline, nessun servizio di terzi sulle pagine, nessun incorporamento in altri siti;
• accesso con Google o con link monouso per email valido 15 minuti, senza password da custodire; sessioni su cookie protetti, non leggibili dagli script della pagina;
• collegamento degli assistenti AI con OAuth 2.1, con revoca in ogni momento;
• isolamento tra account: ogni operazione sui dati è limitata all'account che la richiede, ed è coperta da test automatici;
• i preventivi accettati non si possono modificare: lo impone il database stesso;
• cifratura a riposo dei dati del database, gestita da Cloudflare;
• statistiche di lettura senza indirizzo IP, con un codice anonimo calcolato con una chiave giornaliera che viene cancellata il giorno dopo, e cancellazione automatica dopo 13 mesi;
• accesso del personale ai dati dell'account soltanto quando serve a fornire assistenza o a risolvere un problema.

Nota per il legale: le misure descritte sono quelle realmente presenti nel codice. Confermare con il titolare la riga sull'accesso del personale (oggi una sola persona) e la cifratura a riposo, che dipende da Cloudflare, prima di firmare l'allegato.

7. Assistenza al titolare per le richieste degli interessati

Il responsabile inoltra senza ritardo al titolare le richieste ricevute direttamente dagli interessati e non risponde se non su istruzione del titolare. Il titolare può esercitare in autonomia gran parte dei diritti dalla pagina di gestione (consultare, correggere, cancellare schede e preventivi, escluse le registrazioni di accettazione immodificabili). Per il resto, il responsabile assiste il titolare con misure tecniche e organizzative adeguate, in tempi compatibili con i termini del Regolamento. Il titolare può chiedere di cancellare le statistiche di lettura di un preventivo.

8. Violazione dei dati personali

Il responsabile avvisa il titolare per email, senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne ha avuto conoscenza, di ogni violazione dei dati personali che riguardi i dati dell'account. L'avviso descrive, per quanto noto, natura della violazione, categorie e numero approssimativo di interessati e di dati coinvolti, conseguenze probabili e misure adottate o proposte, così da permettere al titolare di notificare al Garante entro 72 ore, se dovuto, e di informare gli interessati.

9. Restituzione o cancellazione alla fine del contratto

Alla fine del contratto, su richiesta scritta del titolare (email a [EMAIL DI CONTATTO]), il responsabile restituisce i dati personali in un formato di uso comune oppure li cancella, a scelta del titolare, ed elimina le copie esistenti, salvo che la legge ne imponga la conservazione. Senza richiesta, i dati sono cancellati alla fine del periodo di conservazione indicato nei Termini di servizio ([PERIODO DI CONSERVAZIONE]). La restituzione o la cancellazione è gestita a mano dal responsabile, non da una funzione del servizio.

10. Verifiche

Il responsabile mette a disposizione del titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'accordo e consente verifiche, comprese ispezioni, svolte dal titolare o da un revisore da lui incaricato, con preavviso di almeno 30 giorni, in orari di lavoro, senza ostacolare il servizio, vincolando chi verifica alla riservatezza. Le verifiche non possono riguardare i dati di altri account. I costi sono a carico del titolare, salvo che emergano violazioni gravi.

Nota per il legale: modalità e costi delle verifiche sono una proposta; adeguarle alla dimensione del servizio.

11. Legge applicabile

Valgono la legge italiana e il foro indicati nei Termini di servizio.